Inhalt
- Was beide gemeinsam haben
- Wo die Unterschiede wirklich liegen
- Wann Microsoft 365 die bessere Wahl ist
- Wann Nextcloud die bessere Wahl ist
- Der Weg dazwischen
- Fünf Fragen, die die Entscheidung abkürzen
7 Minuten Lesezeit
Was beide gemeinsam haben
Für den Alltag kleiner Betriebe decken beide dasselbe ab: E-Mail unter eigener Domain, gemeinsame Dateiablage mit Freigaben, Kalender und Kontakte auf allen Geräten, Videobesprechungen und eine Bearbeitung gängiger Dokumente im Browser.
Wer das vergleicht, vergleicht also nicht den Funktionsumfang im Groben, sondern vier Punkte, die darunter liegen – und die erst auffallen, wenn man umgestellt hat.
Wo die Unterschiede wirklich liegen
Diese Punkte entscheiden in der Praxis, und zwar in beide Richtungen.
- Abrechnung: Microsoft 365 kostet je Person und Monat. Eine Nextcloud-Instanz kostet im Betrieb weitgehend unabhängig von der Zahl der Nutzer – bei drei Personen fällt das kaum auf, ab etwa zehn deutlich.
- Ort der Verarbeitung: Nextcloud läuft dort, wo Sie es betreiben lassen, also auf Wunsch ausschließlich in der EU. Bei Microsoft 365 sind Übermittlungen in die USA Teil des Modells, abgesichert über den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
- Office-Tiefe: Excel mit Makros, komplexe Serienbriefe, gewachsene Vorlagen – hier ist Microsoft konkurrenzlos. Die Bearbeitung im Browser deckt den Alltag ab, aber nicht jeden Sonderfall.
- Anbindung von Fachsoftware: Branchenlösungen setzen oft auf Exchange auf. Das ist das häufigste echte Hindernis bei einem Wechsel und muss vorher geprüft werden.
- Verwaltung: Microsoft 365 verwaltet sich weitgehend selbst, dafür in einer Oberfläche, die sich halbjährlich ändert. Eine eigene Instanz braucht jemanden, der sie betreibt – entweder im Haus oder als Dienstleistung.
- Ausstieg: Aus einer eigenen Instanz nehmen Sie Daten und Zugänge jederzeit mit. Aus einem Abo auch, aber mit mehr Aufwand und oft erst nach einer Kündigungsfrist.
Wann Microsoft 365 die bessere Wahl ist
Es gibt Betriebe, denen wir ausdrücklich davon abraten, zu wechseln. Das sind meistens diese.
- In der Buchhaltung oder Kalkulation hängt viel an gewachsenen Excel-Dateien mit Makros.
- Eine Branchensoftware setzt eine Exchange-Anbindung voraus oder wird nur dafür unterstützt.
- Auftraggeber oder Konzernmütter geben Teams als Besprechungs- und Ablagestandard vor.
- Es gibt im Haus niemanden, der sich um Benutzerkonten kümmern will, und auch keinen Dienstleister dafür.
Wann Nextcloud die bessere Wahl ist
Umgekehrt gibt es Konstellationen, in denen eine eigene Instanz nicht nur günstiger, sondern schlicht passender ist.
- Der Betrieb verarbeitet Daten, bei denen der Verarbeitungsort regelmäßig Thema ist – Gesundheit, Soziales, öffentliche Auftraggeber.
- Das Team wächst, und die Lizenzkosten wachsen in derselben Geschwindigkeit mit.
- Der Schwerpunkt liegt auf gemeinsamer Dateiablage mit klaren Freigaben, nicht auf Office-Sonderfunktionen.
- Es soll eine Stelle geben, die für Dateien, Kalender, E-Mail und Besprechungen zuständig ist – und erreichbar, ohne ein Ticket zu eröffnen.
Der Weg dazwischen
Die Entscheidung muss nicht vollständig in eine Richtung fallen. Ein häufiger und unaufgeregter Zwischenweg: Dateiablage, Kalender und Besprechungen laufen über die eigene Instanz, und Microsoft-Lizenzen behalten nur die zwei oder drei Personen, die tatsächlich Excel in der Tiefe brauchen.
Das senkt die Lizenzkosten spürbar, ohne dass jemand im Betrieb auf ein Werkzeug verzichten muss, mit dem er täglich arbeitet.
Fünf Fragen, die die Entscheidung abkürzen
Wer diese fünf Punkte vor dem Angebotsvergleich klärt, braucht den Vergleich meistens nicht mehr lange.
- Wie viele Postfächer brauchen Sie in zwei Jahren – und was kostet das je Person und Monat?
- Gibt es eine Fachsoftware, die eine bestimmte Umgebung voraussetzt?
- Arbeitet jemand bei Ihnen mit Excel über einfache Tabellen hinaus?
- Wird der Verarbeitungsort bei Ihren Auftraggebern abgefragt?
- Wer ist zuständig, wenn morgen ein Konto eingerichtet oder gesperrt werden muss?